Datenschutzerklärung

Informationen, die wir erheben

Welche Daten anfallen, hängt davon ab, ob Sie nur die öffentliche Website besuchen, ein Konto nutzen oder einen konkreten Datenabruf starten. Zu den wichtigsten Kategorien gehören:

• Kontoinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Profilbild sowie Organisation, Workspace und Rolle, soweit diese Angaben vorhanden sind
• Zahlungsinformationen: Polar verarbeitet Zahlungs- und Rechnungsdaten als Merchant of Record. Crawl Foundry erhält unter anderem Bestellreferenz, Zahlungsstatus, Plan und gutzuschreibenden Betrag, aber nicht Ihre vollständigen Kartendaten
• Inhaltsdaten: Importierte Keywords, Listen, Tags, Domains, Audit-Einstellungen und Ergebnisse, Exporte, von Ihnen gestartete externe Datenabfragen sowie Eingaben und Ergebnisse optionaler KI-Funktionen
• Nutzungsdaten: Funktionsaufrufe, Auftrags- und Fehlerstatus, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Verbindungsdaten, soweit sie für Betrieb, Sicherheit oder Messung anfallen

Wie wir Ihre Informationen nutzen

Wir verarbeiten diese Daten nur für nachvollziehbare Zwecke. Dazu gehören:

• Konto, Workspaces, Keyword-Datenbank und Site Audits bereitzustellen
• Bezahlte Datenaktionen abzurechnen und Bestell-, Rechnungs- und Statusinformationen zuzuordnen
• Servicehinweise, Sicherheitsmeldungen und Transaktionsnachrichten zu senden
• Supportanfragen zu beantworten und gemeldete Fehler nachzuvollziehen
• Nutzung auf öffentlicher Website und in der Anwendung getrennt zu messen und das Produkt weiterzuentwickeln
• Missbrauch, unbefugte Zugriffe, fehlerhafte Abrechnungen und Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu untersuchen

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO ist:

Die vollständigen Anbieterangaben finden Sie in unserem Impressum.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen nach Artikel 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung, die für Konto, Workspace, Keyword-Datenbank, Site Audits, von Ihnen ausgelöste Datenabrufe und die Abwicklung eines gebuchten Plans erforderlich ist.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verarbeitung für Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehlerdiagnose und die Beantwortung allgemeiner Anfragen, soweit deine Rechte diese Interessen nicht überwiegen. Optionale Besuchsmessung auf crawlfoundry.com beruht auf deiner Einwilligung.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Verarbeitung nach ausdrücklicher Zustimmung, insbesondere Newsletter, optionale Besuchsmessung auf crawlfoundry.com und das Laden von YouTube-Videos (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Zugriff auf Endgeräte zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG). Ein Widerruf ist jederzeit möglich und wirkt für die Zukunft. Details stehen in unserer Cookie-Richtlinie.

Speicherung und Sicherheit

Workspace-Daten liegen im Crawl Foundry-Backend auf Basis von Convex. Zugriffe werden anhand der angemeldeten Person, ihrer Organisation und ihrer Workspace-Rolle geprüft. Dienstleister erhalten Daten nur für die Aufgabe, die sie im jeweiligen Ablauf übernehmen.

Wir setzen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, darunter Zugriffskontrollen, abgesicherte Übertragungswege, Protokollierung mit Redaktionsregeln und begrenzte Berechtigungen. Kein Onlinedienst kann ein vollständiges Ausschließen aller Risiken versprechen.

Dienste und Empfänger

Je nach genutzter Funktion arbeiten folgende Dienste an der Bereitstellung mit. Nicht jeder Dienst erhält bei jedem Besuch oder Auftrag Daten:

• Clerk: Authentifizierung und Nutzerverwaltung
• Polar.sh: Zahlungsabwicklung als Merchant of Record, Rechnungsadressen, Steuerermittlung, Abonnements, Rechnungen und Zahlungsbelege. Polar verarbeitet die für den Verkauf des kostenpflichtigen Dienstes erforderlichen Transaktionsdaten eigenständig.
• Convex: Echtzeit-Datenbank und Backend
• Hetzner Online: Server in Deutschland (Falkenstein) für das Datenbank-Backend und Hintergrundaufträge sowie Objektspeicher und Backups in der EU. Dort liegen Workspace-Inhalte, Kontodaten und Ergebnisse von Aufträgen.
• Upstash: Kurzlebige Zähler für Ratenbegrenzungen und der Sitzungszustand verbundener KI-Agenten, zugeordnet über Nutzer- oder Verbindungskennungen. Workspace-Inhalte werden dort nicht gespeichert.
• DataForSEO: Externe Keyword-, SERP-, Domain- und Backlink-Daten, wenn Sie einen entsprechenden Datenabruf auslösen
• Google Search Console: Optionale, schreibgeschützte Verbindung zu einer von Ihnen ausgewählten Property; Crawl Foundry verarbeitet derzeit Verbindungs-, Property- und Abdeckungsinformationen
• OpenRouter/OpenAI: Verarbeitung von Eingaben und Ergebnissen, wenn Sie eine ausdrücklich als KI-gestützt gekennzeichnete Funktion ausführen
• OpenAI ChatGPT/Codex: Wenn Sie Crawl Foundry als App mit ChatGPT oder Codex verbinden, übermittelt Crawl Foundry nur nach einem von Ihnen ausgelösten Tool-Aufruf und innerhalb Ihrer Workspace-Berechtigungen die nötigen Eingaben und angeforderten Ergebnisse an OpenAI. Dazu können Domains, Keywords, Rankings, Search-Console-Daten, Site Audits, Backlinks, Wettbewerbsanalysen, Content, Arbeitsstatus und Abrechnungsstatus gehören. Interne Request-, Trace-, Organisations- und Actor-Kennungen werden nicht in den Modell-Output aufgenommen. Für die Verarbeitung durch OpenAI gelten zusätzlich die dortigen Datenschutzbestimmungen; Sie können die Verbindung in OpenAI und Crawl Foundry wieder trennen.
• Langfuse: Beobachtbarkeit und Fehleranalyse der KI-Aufrufe
• Inngest: Orchestrierung und Wiederholung länger laufender Daten- und Audit-Aufträge; dabei können Auftragskennungen und die für den jeweiligen Lauf erforderlichen Eingaben verarbeitet werden
• Resend: Versand von Konto-, Support-, Kündigungs-, Widerrufs- und anderen Transaktionsnachrichten sowie ausdrücklich abonnierten Newslettern; verarbeitet werden die dafür benötigten E-Mail-Adressen, Nachrichten und Zustellinformationen.
• Vercel: Hosting und Auslieferung der öffentlichen Website und der Webanwendung; dabei fallen technische Verbindungs- und Anfragedaten an
• Umami: Selbst gehostete Website-Analytik auf crawlfoundry.com nach deiner Zustimmung: Seitenaufrufe, bereinigte Verweisquellen, Interaktionen, technische Geräteinformationen und Ladeleistung. URL-Parameter, Fragmente und Formularinhalte werden nicht übermittelt. Umami setzt dafür keine Analytik-Cookies. Das Help Center ist eine eigene Oberfläche mit separater Konfiguration.
• Ahrefs Web Analytics: Dieser Dienst ist auf der öffentlichen Website derzeit deaktiviert. Dein Browser lädt hier kein Ahrefs-Skript und übermittelt keine Besuchsdaten an Ahrefs.
• YouTube: Eingebettetes Video auf crawlfoundry.com, derzeit das Launch-Video auf der Startseite. Der Player lädt erst, wenn du auf „Video abspielen“ klickst, und zwar über youtube-nocookie.com (erweiterter Datenschutzmodus). Vorher werden keine Daten an YouTube übertragen, das Vorschaubild liegt auf unserem Server. Mit dem Klick übermittelt dein Browser unter anderem deine IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen und die aufgerufene Seite an Google. YouTube kann dabei Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen und Daten auch in den USA verarbeiten. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).
• PostHog: Produktanalytik innerhalb des angemeldeten Crawl-Foundry-Produkts
• Sentry: Fehler-Tracking und Monitoring

Die datenschutzrechtliche Rolle ist vom Vorgang abhängig. Manche Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag; Polar handelt bei Kauf und Abrechnung als eigenständiger Merchant of Record. Es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Für Geschäftskunden: Soweit Crawl Foundry personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, etwa Kontaktdaten, die Ihr Team in einem Workspace ablegt, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die oben genannten Dienste, die diese Daten erhalten, sind unsere Unterauftragsverarbeiter. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen wir auf Anfrage ab. Schreiben Sie an info@crawlfoundry.com.

Auf crawlfoundry.com werden Umami und Ahrefs erst nach gesonderter Zustimmung aktiviert. Über „Datenschutzeinstellungen“ kannst du beide Dienste ablehnen oder eine Zustimmung widerrufen. Die Auswahl gilt nur für diese Website. Einzelheiten stehen in unserer Cookie-Richtlinie.

Datenaufbewahrung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, einschließlich zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer oder Berichtspflichten.

Nach einer Kontolöschung entfernen oder anonymisieren wir Daten, sobald sie für den Dienst nicht mehr gebraucht werden. Abrechnungs- und Transaktionsnachweise, Sicherheitsprotokolle sowie technisch begrenzte Sicherungskopien können wegen gesetzlicher Fristen, Anspruchsabwehr oder Backup-Zyklen länger bestehen bleiben.

Die Website-Auswahl für Umami und Ahrefs wird als Cookie ohne Besucherkennung für 180 Tage gespeichert. Wir fragen danach oder bei einer wesentlichen Änderung der Zwecke erneut. Die Sprachpräferenz bleibt bis zu einem Jahr gespeichert. Die Einwilligung kann vorher jederzeit widerrufen werden; ein Widerruf löscht nicht automatisch bereits erhobene Daten. Löschungsanfragen kannst du an die unten genannte E-Mail-Adresse senden.

Newsletter und Abmeldung

Für den Newsletter verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, gewählte Sprache und den Nachweis der Anmeldung. Erst die Bestätigung per E-Mail aktiviert das Abonnement. Jede Ausgabe enthält eine Abmeldemöglichkeit. Newsletter-Klicks werden für Kampagnenstatistiken erfasst; technische Öffnungs- und Klickmeldungen des E-Mail-Dienstes können ebenfalls verarbeitet werden. Diese Einwilligung ist unabhängig von der Besuchsmessung der Website. Eine Abmeldung beendet weitere Newsletter; die nötigen Sperr- und Nachweisdaten dürfen zur Beachtung des Widerrufs und zum Nachweis der Einwilligung verbleiben.

Ihre Rechte (DSGVO)

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie folgende Rechte geltend machen:

• Auskunft: Anforderung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten anfordern
• Löschung: Löschung Ihrer Daten anfordern
• Datenübertragbarkeit: Übertragung Ihrer Daten anfordern
• Widerspruch: Der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen
• Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung anfordern
• Beschwerde: Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einlegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@crawlfoundry.com

Internationale Übermittlungen

Einige Anbieter verarbeiten Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit dafür kein Angemessenheitsbeschluss gilt, stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, und berücksichtigen die für den jeweiligen Dienst verfügbaren zusätzlichen Schutzmaßnahmen.

Änderungen dieser Richtlinie

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Produkt, Anbieter oder Rechtslage ändern. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir zusätzlich über einen angemessenen Kanal, wenn dies erforderlich ist.

Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns unter info@crawlfoundry.com